Wat houdt IDU in?

Het IDU proces staat voor instroom, doorstroom en uitstroom van personeel. Wat moet er allemaal geregeld worden als er een nieuwe medewerker start? Of als een medewerker een nieuwe functie krijgt of het bedrijf gaat verlaten? Bij al deze gebeurtenissen horen andere taken, die gedaan moeten worden door verschillende afdelingen.

Vaak weet de HR afdeling wat er op hoofdlijnen moet gebeuren, maar ze hebben geen inhoudelijk inzicht in de stappen die door IT en andere afdelingen gedaan moeten worden. Kortom tijd voor overzicht door het proces te automatiseren met Qixium!

Gezamenlijk brengen we jouw IDU proces in kaart zodat duidelijk is wat de taken zijn en wie er voor verantwoordelijk is. Zo komen we er achter waar jouw organisatie staat in het IDU proces en hoe we dit het beste kunnen ondersteunen.

Welke uitdagingen kom je tegen tijdens het IDU proces?

  • Hoe zorgen we voor structuur en betrokkenheid binnen de organisatie?
  • Wat doen we bij veranderingen?
  • Laten we een script en/of maatwerk maken of pakken we het vanuit het proces aan? Hoe borg je de kennis rondom dit proces?
  • Hebben we zaken al geautomatiseerd? Wat als er iets fout gaat?
  • Kunnen andere zaken ook geautomatiseerd worden en is het verstandig dit te doen?
  • Hebben we dan nog wel zicht en grip op het proces?
  • Hoe zit het met de kosten die wij als afdeling hebben en hoeveel tijd en kosten gaan er eigenlijk gemoeid met het hele proces?
  • Kunnen we dat in beeld krijgen en hierop sturen?

Waarom Idu?

Traditionele tooling heeft de focus meestal op het operationele uitvoeren. Hierdoor worden projecten gestart, zaken deels geautomatiseerd en wordt de organisatie afhankelijk van vaak losse en dure tooling die niet goed op elkaar aansluit. Het bedrijf is afhankelijk van een leverende partij met hoge licentiekosten en consultancy. Kennisborging van techniek en zicht op het totaal proces zijn uitdagingen. Het risico is groot dat de focus, waar het eigenlijk om draait, verloren gaat. Kortom dit wil je niet.

Wij pakken het anders aan. IDU benadert dit vanuit het proces en ondersteunt integraal de technische vraagstukken. Je zorgt daarmee voor samenhang. Je bepaalt als organisatie zelf wat je wil automatiseren wanneer je dit gaat doen. Zo hou je grip op de kosten. We ondersteunen alleen waar jij het nodig vindt. IDU biedt de structuur die je nodig hebt en is flexibel in veranderende omstandigheden.

Wie is er betrokken?

Bij IDU is betrokkenheid vereist van een groot gedeelte van de organisatie. In onderstaand overzicht zie je per afdeling een aantal activiteiten die geregeld moeten worden. Niet alleen bij instroom of uitstroom, maar ook bij tal van wijzigingen zoals onder meer:

  • Afdeling
  • Functie
  • Locatie
  • Partnernaam

De IDU oplossing

Administratief, procesmatig en operationeel meer grip op het IDU proces krijgen? Dat kan! IDU.nu zorgt ervoor dat alle medewerker activiteiten voor iedere fase van het IDU proces gestructureerd door de juiste afdelingen uitgevoerd kunnen worden op basis van je HRM systeem.

Administratief (HR):
  • Naast medewerkers in je HR-toepassing, support voor alle typen "Externen" binnen IDU.nu
  • Koppeling op jouw HR-systeem zoals AFAS, Beaufort, Exact Online, Visma, Nmbrs, etc. zonder meerkosten*. * Indien het HR-systeem dit technisch ondersteund
  • Logging ondersteund normeisen ISO27001 en NEN7510
Operationeel:
  • Configuratie doe je zelf via IDU- en RBAC-Matrixen
  • Taken wijs je toe en worden handmatig of geautomatiseerd uitgevoerd
  • Automatisch uitvoeren van taken zoals beheer AD, AD groepen, licenties, pasjes, bestellingen, etc.
Procesmatig:
  • Triggers om een IDU proces te starten op basis van je HRM systeem
  • Wijzigingsbeheer gestructureerd onder controle hebben en houden binnen TOPdesk
  • Wijzigingen en activiteiten automatisch voorzien van alle inhoudelijke informatie
  • Alles geordend via TOPdesk (IT) Administratie
  • Dashboard volledig geïntegreerd in TOPdesk
Je HR en TOPdesk toepassing

Groot voordeel is dat je HR toepassing de bron is voor het IDU proces. Echt alle taken die voor IDU uitgevoerd moeten worden, zie je terug in TOPdesk. Ook de status van automatisch uitgevoerde taken worden direct in TOPdesk bijgewerkt. Met het IDU dashboard heb je vanuit TOPdesk inzicht of alle taken, dus zowel handmatige als automatische, goed en tijdig uitgevoerd worden.

Kosten

Je betaalt voor de IDU module een vast bedrag per maand gebaseerd op je TOPdesk licentie. De oplossing ondersteunt het gehele IDU proces van begin tot eind. Naast IDU hebben we modules om, waar mogelijk, het uitvoeren van taken te automatiseren. Bijvoorbeeld het automatisch beheren van je Active Directory. We breiden Qixium steeds verder uit en onze IDU oplossing is de start van je totaal oplossing rondom het operationaliseren en automatiseren van je IDU proces!

Wij beloven
  • Zelf flexibel in te richten
  • Eenvoudig uit te breiden
  • Geen kostbaar maatwerk nodig

De stappen

1

Gereed maken bestaande HR- en TOPdesk omgeving

In deze stap inventariseren we welke IDU gebeurtenissen en taken er al bekend en vastgelegd zijn.

3

Richt Qixium in o.b.v. de definitie(s)

In TOPdesk worden nu alle wijzigingen en activiteiten vastgelegd. In IDU.nu leg je eenvoudig via Matrixen de HRM triggers met de in TOPdesk uit te voeren activiteiten vast.

2

Definieer voor de gewenste I, D of U processtroom

Samen bepalen we de triggers om op basis gebeurtenissen in je HRM systeem taken uit te zetten.

4

Start het proces

IDU is klaar voor gebruik in je organisatie!

Uiteraard helpen en begeleiden we je waar je dit prettig vindt. We zorgen voor de juiste informatie en structuur om de inrichting te starten. We helpen met de inrichting en als je zaken zelf wilt doen met de kennisoverdracht. Van volledig onderhoud, wijzigingen en uitbreidingen tot monitoring van techniek. Ook daar kun je bepalen wat je zelf kunt en doet of wat je wilt laten doen.

Ja, ik wil het IDU proces optimaliseren
in mijn organisatie

Ben je er klaar voor om het IDU proces in jouw organisatie te optimaliseren? Of heb je een vraag? Neem contact met ons op via onderstaand formulier. Snel in contact komen? Linksonder zie je een chat icoon, wanneer je hier op klikt, kan je direct in contact komen!

Ik wil graag…

IDU is een onderdeel van: Scope4Mation

Adres:
Scope4mation B.V.
Rubensstraat 211
6717 VE EDE
The Netherlands

E-mail:
info@scope4mation.com

Website Qixium
qixium.nl

Telefoon:
+31 318 894 615 – Office
+31 318 894 614 – Sales
+31 318 894 613 – Support